tthuatungxu

Just another WordPress.com weblog

Mời cũng phải khéo! October 17, 2009

Filed under: Uncategorized — ktetaichinh @ 3:48 am
Khi kinh tế vẫn còn nhiều khó khăn, người tiêu dùng thắt chặt hầu bao và trở nên cẩn trọng hơn trước những chương trình tiếp thị, doanh nghiệp cần có nhiều “chiêu độc” để thuyết phục họ làm quen với sản phẩm và dịch vụ mới của mình.

Người tiêu dùng Việt Nam đã quá quen với những chương trình dùng thử sản phẩm. Hình ảnh các cô gái xinh đẹp đứng phát những gói dầu gội, mời ăn bánh, uống trà ở các siêu thị hoặc cao ốc văn phòng bây giờ đã trở nên rất phổ biến. Doanh nghiệp cho rằng được dùng miễn phí thì ai lại chẳng thích.

Cách đây vài thập kỷ, suy nghĩ đó có lẽ đúng khi hình thức tiếp thị này còn mới lạ với người tiêu dùng. Nhưng ngày nay, đã bao nhiêu lần khi dọn dẹp bàn làm việc hoặc nhà ở, chúng ta phát hiện mình đã “lịch sự” nhận những sản phẩm mẫu rồi đem về “để dành”? Thậm chí nhiều người còn từ chối dùng thử khi được mời hoặc tiện tay thì bỏ vào thùng rác.

Nói như vậy để thấy rằng không có gì đảm bảo hàng mẫu sẽ được khách hàng mục tiêu dùng thử, tại đúng thời điểm và địa điểm mà doanh nghiệp mong đợi.

Thách thức đó đòi hỏi người làm marketing phải không ngừng sáng tạo, tìm tòi những cách thức mới. Những ví dụ dưới đây có thể sẽ khơi gợi cho các doanh nghiệp tìm ra những ý tưởng sáng tạo để tăng hiệu quả của các chương trình giới thiệu sản phẩm.

Đúng lúc, đúng chỗ và đúng người

Khi Sony tung sản phẩm máy quay DVD cầm tay mới nhắm tới các gia đình tại Anh, họ đã phối hợp với Sở thú London tổ chức chương trình kéo dài 11 ngày cho khách tham quan sử dụng máy quay miễn phí trong vòng một giờ.

Sau khi được hướng dẫn sử dụng, các gia đình sẽ được tự do tham quan vườn thú và ghi lại những khoảnh khắc của gia đình mình. Hết buổi tham quan, người dùng sẽ gửi lại máy quay và nhận được dĩa DVD chứa những thước phim của mình kèm với thông tin sản phẩm được lưu trước trong dĩa.

Chương trình rất thành công, gần 95% số khách tham quan đã dùng thử máy quay đều cho rằng họ chưa bao giờ thấy hoặc nghe đến một chương trình tương tự và rất bất ngờ khi được sử dụng sản phẩm miễn phí hoàn toàn.

Whirlpool, nhà sản xuất các dụng cụ gia đình, thì làm hài lòng các bà nội trợ với khu trưng bày sản phẩm rộng 1.200 mét vuông được trang bị đầy đủ dụng cụ nhà bếp và thiết bị điện tử gia dụng. Người tiêu dùng có thể mất trung bình khoảng hai giờ để thử những gì họ thích từ hệ thống làm sạch quần áo, thiết bị giữ nhiệt thực phẩm cho đến máy hút khói… Công ty cho biết, 90% khách hàng đến tham quan đều mua sản phẩm.

Sự kết hợp giữa sản xuất và dịch vụ cũng đem đến cho người dùng mục tiêu các thử nghiệm thú vị. IKEA, nhà sản xuất nội thất nổi tiếng của Thụy Điển, đã hợp tác với chuỗi khách sạn Etap trang bị cho các phòng nghỉ của 60 khách sạn tại Đức toàn bộ sản phẩm của IKEA để khách hàng có thể đánh giá chất lượng và mẫu mã sản phẩm.

Các thương hiệu cao cấp cũng khẳng định đẳng cấp của mình qua việc đem đến những cơ hội để trải nghiệm sản phẩm của họ. Ví dụ, khách sạn Ritz Carlton kết hợp với Mercedes-Benz tung ra gói dịch vụ hạng sang cho phép khách hàng nghỉ tại phòng cao cấp của Ritz Carlton sử dụng xe CLS500 “thả ga” trong suốt thời gian cư trú tại khách sạn, đảm bảo xăng luôn được đổ đầy cho ngày hôm sau và dịch vụ giữ xe miễn phí qua đêm.

Theo Ritz Calton, khoảng vài chục khách hàng đã quyết định mua mẫu xe Mercedes mới này sau khi lái thử.

Trả tiền để được thử sản phẩm mới

Mới đây, các “thượng đế” tại Thượng Hải đã có dịp dùng các sản phẩm chưa từng phổ biến trên thị trường tại Sampleplaza. Được xây dựng dựa theo mô hình của Sample Lab tại Tokyo, Sampleplaza cung cấp các loại sản phẩm như dụng cụ thể thao, mỹ phẩm, thực phẩm, thức uống cho đến thiết bị công nghệ số…

Ngoài việc dùng thử tại chỗ, khách có thể đem về nhà năm món đồ cho mỗi lần ghé thăm. Để có được quyền lợi như vậy, khách hàng phải trả khoản phí thành viên thường niên là 100 nhân dân tệ (khoảng 15 đô la Mỹ) và trả lời một bảng khảo sát khoảng 10 câu hỏi cho mỗi sản phẩm muốn dùng thử.

Tuy còn quá sớm để khẳng định hiệu quả của mô hình này, Sampleplaza đã bắt đúng tâm lý tiêu dùng của người dân Trung Quốc thích những thương hiệu nước ngoài và được sử dụng thử trước khi quyết định mua.

Mời như thế nào cũng quan trọng không kém chuyện mời cái gì. Doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ, thật sâu thói quen, sở thích của khách hàng mục tiêu để có thể đưa sản phẩm hoặc dịch vụ mới của mình đến với khách hàng một cách ấn tượng nhất. Sự hiện diện đúng thời điểm, đúng vị trí sẽ giúp cho thương hiệu trở thành một phần trong tổng thể trải nghiệm của khách hàng một cách tự nhiên “như hơi thở”, không tạo cho họ cảm giác khó chịu khi phải nhận hàng mẫu một cách gượng ép.

Vũ Trọng Nghĩa (TBKTSG)
Advertisements
 

Bốn bước bảo vệ thông tin mật trong doanh nghiệp

Filed under: Uncategorized — ktetaichinh @ 3:16 am
Mỗi công ty đều có thông tin mật theo ngành nghề riêng của mình.

Đó là những thông tin có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty nếu các đối thủ cạnh tranh cố ý hoặc tình cờ khám phá được. Có nhiều nguồn mà theo đó thông tin mật về kinh doanh có thể bị rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh, và một trong những nguồn rò rỉ thông tin khó quản lý nhất là từ các nhân viên cũ.

Về nguyên tắc, khi một nhân viên và công ty ký hợp đồng lao động, mối quan hệ lao động giữa hai bên phát sinh. Tuy nhiên, khi hợp đồng lao động chấm dứt, mối quan hệ lao động giữa công ty và nhân viên kết thúc, mối quan hệ giữa hai bên (nếu có) sẽ thuần túy là mối quan hệ dân sự và được điều chỉnh theo luật dân sự Việt Nam. Trong tình huống như vậy, làm sao doanh nghiệp có thể bảo vệ thông tin mật của mình? Dưới đây là bốn bước doanh nghiệp có thể thực hiện để giảm bớt thiệt hại.

Bước 1

Yêu cầu nhân viên ký thỏa thuận không tiết lộ.

Điều 85, Bộ luật Lao động Việt Nam quy định rằng nhân viên làm việc tại một doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ và kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nếu nhân viên vi phạm hành vi tiết lộ bí mật công nghệ và kinh doanh, nhân viên đó sẽ chịu hình thức kỷ luật là sa thải.

Ngoài ra, điều 129.5 của bộ luật trên cũng quy định nhân viên có năng lực về kỹ thuật và kỹ năng chuyên môn cao mà tiết lộ bí mật công nghệ và kinh doanh phải chịu trách nhiệm về việc bồi thường cho các thiệt hại đã gánh chịu.

Do vậy, bước đầu tiên trong kế hoạch bảo vệ thông tin hiệu quả là yêu cầu từng nhân viên vào thời điểm tuyển dụng (hoặc vào thời điểm nhân viên đó thay đổi vị trí công tác và trong cương vị mới, sẽ phải truy cập thông tin mật) ký kết thỏa thuận không tiết lộ, còn được gọi là NDA (Non – disclosure aqreement).

Thỏa thuận NDA là một hợp đồng hợp pháp, xác định thông tin mật và thông qua đó các bên đồng ý không tiết lộ thông tin được xác định theo thỏa thuận cho các bên thứ ba. Thỏa thuận NDA như là hình thức thỏa thuận không cạnh tranh, trong một số phương diện, tạo nên một mức độ bảo vệ chặt chẽ cho người sử dụng lao động. Trong khi thỏa thuận không cạnh tranh (nếu có hiệu lực pháp lý tại Việt Nam) phải được giới hạn về thời gian và địa lý, thì thỏa thuận NDA có thể bao gồm phạm vi rất rộng.

Việc ký thỏa thuận không cạnh tranh cũng là một chọn lựa khác đối với công ty bạn nếu công ty mẹ ở nước ngoài kiên quyết yêu cầu thực hiện. Thỏa thuận không cạnh tranh chỉ là một hợp đồng thỏa thuận theo đó nhân viên đồng ý không theo đuổi ngành hoặc nghề cạnh tranh với người sử dụng lao động hiện thời của mình. Đối với các doanh nghiệp vốn nước ngoài, quyền lợi hàng đầu là mối quan hệ của họ với các khách hàng. Bên cạnh đó, những loại quyền lợi khác có thể được bảo vệ gồm bí mật kinh doanh, thông tin về sản phẩm (chẳng hạn như các công thức, thành phần), thông tin giá cả và tài sản vô hình của doanh nghiệp.

Hiện nay trong khi thỏa thuận không cạnh tranh nói chung có giá trị pháp lý và có thể được thi hành tại hầu hết các quốc gia, thì luật pháp và tòa án Việt Nam chưa công nhận loại thỏa thuận hạn chế kinh doanh này. Vì vậy, việc ký thỏa thuận không cạnh tranh nếu thực sự cần thiết sẽ có tính chất răn đe hơn là loại thỏa thuận mà có thể ràng buộc nhân viên thi hành.

Bước 2

Thực hiện các bước để bảo vệ thông tin công ty bạn trong phạm vi nội bộ.

Chỉ riêng thỏa thuận NDA thì không thể ngăn chặn nhân viên có ý đồ xấu tiết lộ thông tin mật về kinh doanh của công ty. Để tạo thêm một lớp bảo vệ, công ty phải thực hiện các rào chắn vật lý đối với thông tin mật. Trong nhiều trường hợp, các rào chắn vật lý này mang tính cách đặc thù theo ngành nghề.

Chẳng hạn, nếu công ty bạn sản xuất bia, bạn có thể khóa giữ công thức bí mật trong két sắt, trong khi một công ty phần mềm vi tính có thể sử dụng mật khẩu hoặc công nghệ mã hóa dữ liệu để ngăn cản nhân sự không có tay nghề kỹ thuật truy cập vào mã nguồn hoặc mã đối tượng của công ty. Bất kể phương cách bạn sử dụng, các rào chắn vật lý phải được thiết kế để hạn chế việc truy cập vào thông tin mật của công ty đối với các nhân viên cần biết thông tin để thực hiện nhiệm vụ một cách đầy đủ. Nếu là công ty phát triển phần mềm, thì nhân viên kế toán tiền lương không cần biết mã nguồn các sản phẩm phần mềm của công ty để thực hiện các chức năng của mình.

Xin lưu ý, Luật Cạnh tranh của Việt Nam quy định rằng người sử dụng lao động thực hiện các bước để bảo vệ bí mật kinh doanh của họ. Để hội đủ tính chất của một bí mật kinh doanh, điều 3.10, Luật Cạnh tranh xác định thông tin đó (i) không phải là kiến thức bình thường (tức không phải là thông tin ngành nghề được phổ biến rộng rãi), (ii) phải mang lại cho chủ sở hữu bí mật kinh doanh một số ưu thế kinh doanh so với những người không có bí mật kinh doanh, và (iii) phải được xử lý bằng các biện pháp thiết yếu để bảo vệ tính bí mật của thông tin (các biện pháp bảo đảm thông tin không bị tiết lộ hoặc không được truy cập một cách dễ dàng).

Như vậy, theo luật Việt Nam, thông tin sẽ không được xem là bí mật kinh doanh nếu thông tin đó không được chủ sở hữu thông tin bảo vệ đúng cách.

Bước 3

Thực hiện phỏng vấn đối với nhân viên trước khi thôi việc.

Các cuộc phỏng vấn trước khi thôi việc cũng quan trọng. Các cuộc phỏng vấn này sẽ củng cố nghĩa vụ không tiết lộ của nhân viên sắp thôi việc (nên giải thích cặn kẽ cho nhân viên trong khi phỏng vấn), giúp bạn xác định được lai lịch công ty mới của nhân viên sắp thôi việc cũng như nhiệm vụ mới của nhân viên (điều này sẽ cho phép bạn đánh giá liệu chăng công việc mới của nhân viên đó đặt ra các mối quan ngại về việc bảo mật thông tin), và giúp bạn chắc chắn lấy lại được mọi tài liệu mật và độc quyền mà nhân viên sắp thôi việc đang nắm giữ.

Không phải mọi nhân viên đều nghỉ việc với tinh thần thân thiện, và các nhân viên đó có thể không sẵn sàng tham dự cuộc phỏng vấn trước khi thôi việc. Vì vậy, bạn nên đưa điều khoản “phỏng vấn trước khi thôi việc” vào thỏa thuận NDA. Điều khoản này nên được soạn thảo để yêu cầu nhân viên sắp xếp thời gian và tham dự cuộc phỏng vấn trước khi thôi việc.

Bước 4

Theo dõi nhân viên cũ và công ty mới của nhân viên đó.

Điều 41, Luật Cạnh tranh nghiêm cấm các doanh nghiệp, trong số các hành vi, thực hiện, tiết lộ hoặc sử dụng thông tin thuộc diện bí mật kinh doanh mà không được sự cho phép của chủ sở hữu hợp pháp bí mật kinh doanh đó, hoặc nghiêm cấm lừa gạt hoặc lạm dụng lòng tin của con người (chẳng hạn cựu nhân viên của công ty cũ) có nghĩa vụ duy trì tính bảo mật, nhằm mục đích truy cập, thu góp và tiết lộ thông tin thuộc diện bí mật kinh doanh của chủ sở hữu bí mật kinh doanh đó.

Do vậy, nếu biết rằng nhân viên của mình đến làm việc cho một trong các đối thủ cạnh tranh của công ty, bạn nên chính thức gửi thư cho công ty mới thông báo rằng nhân viên đó đã ký thỏa thuận NDA và rằng bạn có ý định thực hiện thỏa thuận này. Lợi ích của việc gửi thư này nhằm ngăn cản công ty mới sẽ tranh biện sau đó, trong trường hợp tranh tụng, là đã không biết có thỏa thuận này và do vậy không chịu trách nhiệm về việc lôi kéo nhân viên đó vi phạm nghĩa vụ của mình theo thỏa thuận đó. Bạn nên gửi thư này cho công ty mới và nhân viên cũ, và nên đính kèm theo thư bản sao thỏa thuận.

Hãy làm theo bốn bước trên, có như thế bạn mới nhanh chóng đi vào giấc ngủ trọn vẹn, với những giấc mơ ngọt ngào.

Nguyễn Hữu Phước – Đinh Quang Thuận (TBKTSG)
 

Những cái ôm – hôn không đáng có trong kinh doanh October 14, 2009

Filed under: Uncategorized — ktetaichinh @ 3:25 am

Tinh tế, nhạy bén là yếu tố cần thiết trong môi trường công sở. Các nghiên cứu cho thấy người ta thường đánh giá đối phương chỉ trong 7 giây gặp gỡ đầu tiên và 93% thông điệp được chuyển tải đến người khác lại không phải từ lời nói.

Do đó, việc nắm bắt ngôn ngữ không lời sẽ đưa lại cho bạn những lợi thế quan trọng trong công việc. Trong môi trường làm việc đa văn hóa, yếu tố này càng trở nên quan trọng hơn rất nhiều lần. Từ cách chào hỏi, tư thế tay, đến việc giữ khoảng cách và những cái chạm nhẹ… những gì vốn phù hợp và đúng trong nền văn hóa này lại có thể bị xem là không đúng và gây khó chịu cho những người thuộc nền văn hóa khác.

Một số cử chỉ trong giao tiếp quốc tế

Nếu toàn cầu hóa trở thành một xu thế tất yếu trong kinh doanh thì sự nhạy bén về văn hóa giao tiếp trở thành một kỹ năng cần thiết đối với mỗi người. Chúng ta vẫn còn nhiều thứ phải học và cả một quãng đường dài để đi. Sau đây là một ví dụ về vai trò của giao tiếp không lời trong giao tiếp quốc tế.

Một tổ chức ở Mỹ muốn tạo ấn tượng tốt đối với một nhóm doanh nhân đến từ Nhật. Đó là một buổi tiếp đón quan trọng đối với giới lãnh đạo thành phố. Các quan chức đứng đầu địa phương đứng ra tiếp đón phái đoàn Nhật Bản – những người đang cân nhắc việc có nên xây dựng nhà máy trong thành phố. Nhưng, mọi việc dường như diễn ra không như mong muốn.

Những khác biệt văn hóa bắt đầu khi vị Chủ tịch trịnh trọng giới thiệu các đại diện Nhật Bản. Trong khi vị Chủ tịch đưa tay bắt thì đại diện người Nhật lại cúi đầu chào. Thấy vậy, vị Chủ tịch kia vội vàng cúi đầu chào lại, nhưng đại diện người Nhật lại vội vã đưa tay ra bắt. Cử chỉ ấy khiến những người tham dự đều bối rối.

Và mọi thứ còn tồi tệ hơn nữa. Khi tất cả cùng ngồi ăn tối với nhau, các món quà chào mừng phái đoàn Nhật Bản được mở ra. Trong đó là những bộ dao nhíp bỏ túi rất đẹp, có khắc tên của công ty họ. Thật đáng tiếc, người tặng quà không biết rằng với người Nhật, dao là biểu tượng mang ý nghĩa tự sát. Vào cuối buổi tối, các quan chức thành phố đã hầu như xúc phạm toàn bộ các vị khách quý của mình – dù không hề nói ra một lời thô lỗ nào.

Cử chỉ “chạm” và những khác biệt về văn hóa

Tùy theo từng nền văn hóa mà cử chỉ “chạm” được đón nhận hay không đón nhận đối với mỗi cá nhân. Một nhà kinh tế được mời đến diễn thuyết trong một hội nghị thay đổi cách quản lý ở Venezuela. Miguel – người sắp xếp cuộc hẹn đã ra đón ông ở sân bay Caracas. Anh ấy chào bằng cách bắt tay khá lâu, rồi ôm và hôn má tôi. Khi ông đến khu vực đón xe, Miguel – người cộng sự đứng cạnh và đặt tay lên vai ông và khi nói chuyện về chương trình sắp tới, Miguel thường chạm vào bàn tay hoặc cánh tay của vị chuyên gia kinh tế này. Nếu là bạn, bạn sẽ đánh giá như thế nào về cử chỉ của Miguel?

Dĩ nhiên, câu trả lời rằng cử chỉ ấy “bình thường” còn tùy thuộc vào các chuẩn mực văn hóa mà bạn sử dụng khi đánh giá. Những chuẩn mực văn hóa đó phản ánh điều gì về cử chỉ chạm tay?

Nói chung, ở các nước như Pháp, các nước Mỹ La-tinh, Israel, Hy Lạp, và Ả Rập Saudi, người ta thường chạm vào đối phương khi giao tiếp hơn so với những nước như Đức, Anh, Nhật và các nước Bắc Mỹ. Điều này là do sự khác biệt về văn hóa. Ở một số nước, việc chạm vào tay đối phương được xem là để nhấn mạnh điều gì đó. Hay, cử chỉ đặt tay lên vai người khác, thậm chí lên tay, được xem là cử chỉ thể hiện sự tin tưởng và đồng thuận. Ngược lại, ở một số nơi, những cử chỉ này bị xem là suồng sã, vượt quá giới hạn, thậm chí là quấy rối tình dục.

Sự khác biệt này đã được tìm thấy trong một nghiên cứu tại các quán cà phê ngoài trời (ở Miami, London, và San Juan). Người ta quan sát và đếm số lần các đối tượng chạm vào nhau. Tổng cộng mỗi giờ, ở San Juan có đến 189 cái chạm, ở Miami chỉ có hai cái. Còn ở London trong suốt thời gian đó thì sao? Câu trả lời là chẳng có bất cứ cử chỉ đụng chạm nào cả.

Vậy, đâu là cử chỉ thường gặp khi bạn tiếp xúc với những người thuộc nền văn hóa nghiêng về sự “đụng chạm” này? Câu trả lời là: Họ sẽ đứng dậy, đến gần và ôm lấy bạn sau một cuộc đàm phán thành công (nếu đó là người Mexico); ôm và hôn bạn ba lần vào hai bên má (nếu đó là người châu Âu); vỗ lưng bạn thể hiện sự cảm kích (nếu đó là người Ấn Độ).

Bên cạnh đó, có thể bạn sẽ gặp một số người có những cử chỉ không thích hợp lắm. Hãy nhớ, không phải ai trong cùng một nền văn hóa cũng đều hành xử như nhau. Ví dụ ở Ả Rập, hai người cùng giới tính có thể chào nhau bằng cách hôn vào má nhau hoặc nắm tay nhau bước đi, nhưng các đồng nghiệp khác giới sẽ không có sự đụng chạm như vậy.

Văn hóa và khoảng cách giao tiếp

Khoảng cách giữa những người có văn hóa ứng xử khác nhau sẽ cho biết mức độ thoải mái của họ khi giao tiếp. Một số người có thói quen tự tách mình khi giao tiếp với người khác, và chỉ lại gần khi bắt tay hoặc trao đổi danh thiếp. Ví dụ như ở Mỹ, khi bàn chuyện với đối tác mới, người ta thường giữ khoảng cách từ 1-2 mét. Trong khi đó, ở nhiều nơi trên thế giới, khoảng cách này chỉ bằng phân nửa hoặc gần hơn. Ở nhiều nền văn hóa khác, khoảng cách này còn được thu gần hơn nữa để hai bên có thể chạm vào nhau trong lúc nói chuyện (như bóp nhẹ tay đối phương, chạm vào ve áo khoác hoặc ôm nhẹ).

Một doanh nhân người Tây Ban Nha đã khiến một đồng nghiệp người Anh cứ lùi dần, lùi dần về phía cuối phòng hội nghị. Diễn biến sự việc như sau: Trong lúc cả hai nói chuyện, người Tây Ban Nha tiến dần về phía đồng nghiệp của mình cho đến khi khoảng cách giữa họ chỉ còn vài chục cen-ti-mét. Người Anh nọ liền bước lùi ra sau để giữ khoảng cách. Người Tây Ban Nha lại tiến tới, và người Anh lại tiếp tục lùi. Điều thú vị là họ nói chuyện say sưa đến nỗi dường như cả hai không nhận ra rằng họ đã di chuyển từ đầu phòng đến cuối phòng.

Như một quy luật, người miền Nam có vẻ thân mật trong các mối quan hệ công việc hơn so với người miền Bắc. Vì thế, ở các nền văn hóa La-tinh, người ta thường thấy thoải mái hơn khi đứng gần nhau; trong khi văn hóa Bắc Âu thì ngược lại. Người Mỹ thường giữ khoảng cách khi nói chuyện với người La-tinh và Ả Rập nhưng lại xích gần hơn khi chuyện trò với người châu Á. Nhận ra những khác biệt này sẽ giúp bạn loại bỏ cảm giác khó chịu khi đứng quá xa (khó gần) hoặc quá gần (xâm phạm) đối phương. Ngoài ra, nó còn giúp bạn không bị rơi vào tình thế bị đối phương đẩy lùi dọc theo phòng họp.

Cảm xúc và Lý trí

Với cử chỉ giận dữ, một quản lý người Italy đã mắng các đối tác người Hà Lan là “điên khùng”. Quản lý người Hà Lan liền hỏi: “Ông nói “điên khùng” nghĩa là sao? Tôi đã cân nhắc tất cả các phương diện và theo tôi đây là cách tiếp cận khả dĩ nhất. Hãy bình tĩnh đi! Chúng ta cần một cái đầu sáng suốt chứ không phải để cảm xúc dẫn dắt sai đường”. Không nói không rằng, viên quản lý người Italy giơ tay lên và bước ra khỏi cuộc họp.

Trong các cuộc họp, cảm xúc và lý trí đều đóng vai trò quan trọng. Vấn đề nào chiếm lĩnh còn tùy thuộc vào việc ta là người thiên về cảm xúc hay lý trí. Người thiên về lý trí thường ít biểu lộ cảm xúc của mình. Họ cẩn thận kiểm soát và kìm nén cảm xúc. Trong khi đó, những người nghiêng về cảm xúc lại thường xuyên bộc lộ cảm xúc ra bên ngoài như cười to, cười mỉm, nhăn nhó, cau mày, khóc lóc, la hét, thậm chí còn tức giận bước ra khỏi phòng.

Điều này không có nghĩa là người lý trí lạnh lùng, thiếu cảm xúc, mà thực ra họ chỉ là người thận trọng và kiểm soát cảm xúc của bản thân tốt hơn. Nghiên cứu đã tiến hành với một số người đang có những lo lắng ở chỗ làm. Trong số những người ấy chỉ có một số chịu thể hiện cảm xúc của mình. Các nước khó chấp nhận việc biểu lộ cảm xúc nơi công sở là Nhật Bản, Indonesia, Anh, Na Uy, Hà Lan; còn hầu hết các nước khác như Italy, Pháp, Mỹ, Singapore đều cho là chấp nhận được.

Những người sống thiên về lý trí thường không thể hiện cảm giác giận dữ, vui mừng hoặc căng thẳng ở công sở vì họ cho đó là biểu hiện thiếu chuyên nghiệp. Trong khi đó, những người sống thiên về cảm xúc lại cho hành động ấy là lạnh lùng, vô cảm và che giấu bản thân. Dĩ nhiên trong thực tế, chúng ta khó có thể đánh giá những khác biệt này là “xấu” hay “tốt”, đơn giản vì chúng thuộc về tính cách riêng của mỗi người.

Một số cử chỉ ở những nền văn hóa khác nhau

Hiểu đúng thông điệp chính là yếu tố giao tiếp quan trọng giữa các nền văn hóa. Lý do là vì quá trình tương tác trở nên phức tạp hơn rất nhiều khi chúng ta phải nói chuyện với những người mang các giá trị và bản sắc văn hóa khác.

Ở nhiều nơi, người ta thường sử dụng ngôn ngữ hình thể để truyền tải thông điệp không lời. Vì vậy, chỉ cần hiểu sai một cử chỉ nào đó, dù rất nhỏ, cũng có thể phá hỏng mối quan hệ cũng như các thỏa thuận kinh doanh. Những cử chúng tôi dẫn ra dưới đây chỉ là những ví dụ cơ bản (như cách chào, gật đầu, cử chỉ tay, ánh mắt) mà bạn có thể bắt gặp trong các buổi họp.

Chào hỏi

Cử chỉ chào hỏi phổ biến mà các doanh nhân trên thế giới sử dụng là bắt tay, nhưng ngay trong cách bắt tay cũng thể hiện những nét văn hóa khác biệt. Ở Mỹ, người ta thường siết và lắc tay đối phương để tỏ sự tự tin. Người Anh hay lắc tay từ ba đến năm lần; ở Đức hay Pháp, bóp nhẹ và lắc tay từ một đến hai lần là đủ. Người châu Á bắt tay nhẹ và từ tốn. Còn người Mỹ La-tin thường bắt tay nhẹ và giữ lâu bởi vì rút tay về quá sớm có thể bị xem là cử chỉ coi thường đối phương.

Ở một số nơi, người ta còn chào nhau bằng cách hôn lên má. Người vùng Bắc Âu thích hôn một bên má, người Pháp và Tây Ban Nha thích hôn hai bên má, riêng người Đức, Bỉ và Ả Rập lại thích hôn ba lần trên hai bên má. Ở Thổ Nhĩ Kỳ, ngoài việc bắt tay bình thường, người trẻ tuổi còn hôn lên tay người lớn hơn rồi đặt lên đầu để thể hiện sự tôn kính.

Cử chỉ bắt tay không phổ biến ở một số nước, chẳng hạn như Nhật và Hàn Quốc, thay vì bắt tay, họ sẽ nghiêng mình cúi đầu chào nhau. Người Ấn Độ chào nhau bằng cách chắp hai tay vào nhau như cầu nguyện. Người Ả Rập và một số nước Hồi giáo thì dùng lòng bàn tay phải đặt lên tim rồi đưa ra ngoài.

Hãy thử

Lấy danh thiếp của bạn và trao đổi với đồng nghiệp. Hãy quan sát xem những điều dẫn ra dưới đây có đúng trong trường hợp của bạn hay không?

Ở châu Á, trong các cuộc họp, đưa danh thiếp bằng hai tay (giống như trao quà) cho đối tác thể hiện sự tôn kính. Và khi nhận danh thiếp từ đối tác người châu Á, trước khi cất, bạn nên đọc qua nhằm thể hiện sự tôn trọng đối phương. Nếu bạn không xem qua danh thiếp của họ, nhất là lại gập đôi hoặc làm nhăn nhúm, thì hành động đó bị xem là biểu hiện coi thường đối tác.

Gật đầu – “Có” hay “Không”?

Một nữ doanh nhân Canada đến Ấn Độ công tác. Bà dừng ở khu tiếp tân của khách sạn và hỏi về phương tiện đi lại. “Khách sạn có dịch vụ cho thuê xe không?” Người đàn ông đứng sau quầy lắc đầu. “Thế ở đây có xe ta-xi đến cao ốc văn phòng X không?”Một lần nữa, người đàn ông lại lắc đầu. Thất vọng, người phụ nữ hỏi thêm: “Anh vui lòng cho biết, tôi có thể đi bằng gì đến đó?”. “Bà có thể đi bằng cách nào cũng được” – nhân viên tiếp tân trả lời trong khi đầu vẫn lắc.

Thường thì ở nhiều nơi, gật đầu mang nghĩa “có” và lắc đầu mang nghĩa “không”. Tuy nhiên, nếu người Ấn Độ lắc đầu với biên độ khoảng 270 độ thì cử chỉ đó có thể mang nghĩa “có” hoặc “không”. Đây là cử chỉ gây nhầm lẫn cho nhiều người nếu không hiểu tập quán ở xứ sở này.

Nữ doanh nhân trong câu chuyện trên có lẽ còn thấy khó hiểu hơn khi ở Bungari gật đầu là “không” và lắc đầu lại là “có”. Ở Nhật, gật đầu không nhất thiết là đồng ý; mà là dấu hiệu cho biết người nghe hiểu người giao tiếp với họ đang nói gì.

Giao tiếp mắt

Ở mỗi nền văn hóa, cử chỉ giao tiếp bằng mắt lại mang nhiều ý nghĩa khác nhau. Khi nói chuyện, người Phần Lan và người Pháp thường nhìn thẳng vào mắt đối phương, trong khi đó người Nhật và người Hàn Quốc lại tránh nhìn vào mắt nhau vì xem đó là cử chỉ suồng sã, bất lịch sự. Ở Mỹ, những người lạ chỉ nhìn thẳng vào mắt nhau khoảng nửa giây; trong khi ở Italy, Tây Ban Nha và các nước Mỹ La-tinh, thời gian nhìn vào mắt nhau có thể kéo dài hơn. Ở châu Mỹ La-tinh cũng như ở một số nước châu Phi, nếu người có địa vị thấp hơn nhìn thẳng vào mắt đối phương thì sẽ bị cho là bất kính. Ở Mỹ, người ta thường nhìn vào mắt nhau trong lúc trò chuyện, nhưng ở một vài nơi khác, nhìn xuống là cách giúp tránh nhìn vào mắt đối phương, và được xem là dấu hiệu của sự tôn kính. Ở Đông Nam Á, người ta chỉ nhìn lâu vào mắt nhau khi mối quan hệ đã được thiết lập bền vững.

Ngày nay, trong xu thế toàn cầu hóa, việc hiểu và nhạy bén trước những khác biệt về văn hóa của nhau là một yêu cầu quan trọng. Khi không có được điều này, chắc chắn chúng ta sẽ để lỡ mất nhiều cơ hội trong đàm phán và ký kết hợp đồng.

Dù ở bất cứ đâu, người ta đều thích làm việc với những người mà họ cảm thấy thoải mái. Mặc dù bạn không thể học hết từng cử chỉ, nét mặt của mọi người ở mọi nơi trên thế giới, nhưng bạn có thể tìm hiểu thêm và tôn trọng những khác biệt văn hóa đó. Đó là thái độ ứng xử hay và mang lại hiệu quả bất ngờ trong các cuộc giao tiếp, đàm phán kinh doanh của bạn.

(Trích cuốn sách “Sức mạnh của ngôn ngữ không lời” do First News phát hành)

 

10 cách từ chối khéo léo October 11, 2009

Filed under: Uncategorized — ktetaichinh @ 2:03 am
Có lẽ tiếng khó nói nhất là nói … ” Không”. Dễ tính quá thì bị coi thường hoặc bị lợi dụng, mà khó quá thì bị chê ghét. Cũng có lúc bạn cần can đảm và thẳng thắn từ chối, nhưng vẫn phải khéo léo và tế nhị. Đây là những điều nên và không nên:

1. Hãy nhạy bén với động thái từ chối. Cần lưu ý mức độ thân thiết của mối quan hệ và cách từ chối. Nhờ vậy bạn khả dĩ quyết định nên làm gì. Hãy cân nhắc mức ảnh hưởng của sự từ chối đối với mối quan hệ ( bạn bè, thân thuộc, công việc… ).

2. Biết rõ việc được nhờ. Chúng ta có thể quyết định ngay mà lại không biết “lượng” sức mình có giữ lời hứa hay không. Tuy nhiên, từ chối “thẳng thừng” thì lại kém tế nhị. Hãy “hoãn binh” một lúc để “chọn” từ ngữ, giọng nói và thể ngữ (ngôn ngữ cơ thể) hợp lý để tránh căng thẳng cho cả hai.

3. Đánh giá yêu cầu. Hãy cân nhắc chi tiết và lĩnh vực được yêu cầu. Cố gắng tìm một thỏa hiệp để đẹp lòng đôi bên. Bạn có thể phân tích để giúp người kia hiểu rõ hoặc đề nghị cách giải quyết khác. Như vậy bạn đã thể hiện sự cảm thông và chia sẻ với người kia.

4. Xác định khả năng. Trước khi từ chối, hãy xác định là bạn không thể thỏa mãn yêu cầu của họ, vì bạn không đủ khả năng hoặc bạn quá bận. Nếu đúng sở trường mà bạn từ chối thì bạn có thể mất uy tín, vì vậy bạn nên cân nhắc kỹ lưỡng.

5. Cảm thông và hiểu biết. Biết người và biết ta để tránh ảnh hưởng xấu tới mối quan hệ. Hãy chân thành và xin lỗi nếu bạn không thể giúp họ, đồng thời tỏ ra bạn luôn luôn lắng nghe nhưng vì “lực bất tòng tâm”.

6. Đừng gửi tin nhắn, email hoặc lời nhắn. Nên gặp trực tiếp gọi điện thoại để tránh hiểu lầm. Nếu không, bạn có thể bị đánh giá thấp vì họ hiểu là bạn coi thường họ. Gặp trực tiếp là cách tốt để có thể hiểu nhau hơn, không bị “tam sao thất bổn”.

7. Đừng trì hoãn khi đã quyết định. Đừng để đến ngày mai những gì bạn có thể làm hôm nay. Quán tính sẽ làm bạn lần lữa, e ngại và khiến người khác hiểu sai về bạn. Đừng quên: “Một sự bất tín, vạn sự không tin”. Đó cũng là chính mình hạ giá mình!

8. Đừng “thế thủ“. Bạn không nên tỏ vẻ độc đoán hoặc chê trách họ. Hãy biết phục thiện, nhận khuyết điểm và cảm thông khi đối thoại. Cố chấp và bảo thủ là các động thái “đào sâu” hố ngăn cách, không thể tái lập bình thường hóa.

9. Đừng nói “không” khi đang thảo luận. Cũng vẫn từ chối, nhưng thay vì nói “không”, bạn hãy dùng cách nói “nhẹ” hơn như “Tôi hiểu rằng…”. “Tôi không thể, vì…”. Và nên tránh “cướp lời”, lắng nghe và gật đầu để thể hiện sự cảm thông.

10. Đừng thổi phồng vấn đề. Hãy bình tĩnh trước vẻ tức giận và thất vọng của đối phương, chú ý những gì họ nói ngoài những từ ngữ không đẹp mà họ nói. Đừng “nhiễm” cơn nóng của họ hoặc đừng ” đổ dầu vào lửa”. Biết rằng không dễ để từ chối, nhưng hãy đặt mình vào hoàn cảnh của họ và hiểu sự ảnh hưởng đối với họ khi bạn từ chối. Khi bạn nhận thấy bạn vẫn quan tâm và cảm thông, họ sẽ dễ chấp nhận lời từ chối của bạn hơn.